2009年8月13日

一般公文用語

稱謂語、起首語、請示語、期望 +目的語、引述語、承轉語、經辦語、除外語、結束語、准駁語、抄送語、附送語

類別 用語 適用範圍 備註
稱謂語 鈞:鈞院、鈞長、鈞座 「你」第二人稱,對上。
有隸屬關係之下級對上級用。
 
  大:大院、大部、大局、大處 「你」第二人稱,對上。
對無隸屬關係之上級機關用(例如:行政院所屬部會以下對立法院、司法院、考試院、監察院用)。
 
  貴:
貴局、貴處、貴公司
貴局長、貴處長、貴董事長、貴理事長
「你」第二人稱,對下、平行。
對下級、平行(無隸屬關係者)及對人民團體用。
以上鈞、大、貴稱謂語,可前空一格(挪抬)表示尊重。

受文者有數個,而機關別不同,如有部、會、署時,(1)可通稱為「貴機關」、「貴單位」,(2)或略去,如單用請 (如何如何),請字下空一格以示敬稱,亦可。(3)或分繕,分繕是最禮貌的作法。

  臺(台)端、先生、女士、君 「你」第二人稱,對下、民眾。
對屬員、或民眾。無法辨認性別時,用台端或君。
 
  本部、本署、本處
本部長、本署長、本處長
「我」第一人稱,
對平行或對下級的自稱。
 
  本人 「我」第一人稱,
人民對政府的自稱。
一般公文,可用「本人」,不再用「小民」、「草民」等舊式用語。
特種程式公文,應用該程序的身分用語,如「申請人」、「訴願人」等。
 
職局、職處
「我」第一人稱,
對上級,個人自稱「職」,單位稱「職局」等。
 
  該、機關名稱、職稱 「他」第三人稱,
機關名稱如一再提及可稱「該」,例如「該局」。
對職員則稱「該員」或直接用「職稱」。
該字不受歡迎,除非必要,能不用則不用,特別對上級或重要人士,切勿使用。如需一再提及,寧願重覆,絕不應「該」。
  渠、
渠等
「他」第三人稱,用於個人的代名詞。  
起首語 查、謹查、
有關、關於、
茲、
按、案、謹按、謹案
通用。  
  制定、訂定、修正、廢止 公布法律、發布命令用。 公布法律時,以「茲制定」為起首語
  特任、特派、任命、派
茲派、茲聘、茲敦聘、僱
任用人員用。  
請示語 當否、是否可行、是否有當、可否之處
如何之處
通用。  
  如奉 核可、擬奉 核後 通用  
  如蒙 俯允 一般箋函用  
期望 +目的語 請 鑒核
請 核示
請 鑒查
請 核備
請 備查
請上級機關或首長查核、指示使用。 凡期望對方作為或不作為必用「請」,下空一格(挪抬),再接目的語。
鑒核:審核後作可否的決定。
核示:審核後作可否的表示,與鑒核相同。
核備:用於事後陳報備查。
  簽稿併呈,請 核示 簽與函稿併呈時在主旨的請示語及結束語。  
  請 查照
請 辦理惠復
請 查明惠復
請 查照轉知
請 轉行辦理
請平行機關知悉辦理時用。 查照:查知+照辦。
照辦:照案辦理。
 

請(希) 查照
請(希) 照辦
請(希) 辦理見復
請(希) 查明見復
請(希) 查照轉知(轉行、轉告)
請(希) 轉行照辦

請下級機關知悉辦理時用。 過去上級對下級期望語常用「希」,近年均改用「請」,以示尊重。
  請 卓參、請 參處 請受文機關參考的意思。  
  應、須、宜、得   合行、合亟、相應、理合,屬於舊式用語,現行公文不用。
引述語 奉、遵、
准、
依(據、依據)、
查、卷查
引述個人或機關之作為(通常為指示及函示),作為辦理依據時用。
「奉、遵」:用於上級;
「准」:用於平行,但現行大多用「依」,亦可
「據」:用於下級或人民,亦可用「依據」。
「查」:用於陳述事實、調閱檔案結果等。
 
  ……奉悉。
……敬悉。
……已悉。
復文時,引述對方前次來文,於引述結束時用。
對上用「奉」;平行用「敬」;對下用「已」。
例如:鈞院○年○月○日○字○號函奉悉。
  復 鈞、貴(機關別)……函。 復文時,將對方前次來文引述於說明的首段。 例如:復 貴部○年○月○日○字○號函。
  奉 (機關名稱)……函辦理。

依(依據)(機關名稱)……函辦理。

如須表明本案辦理的依據,將依據引述於說明的首段。
對上用「奉」;其他用「依」。
 
  (發文年月日字號及文別)……諒蒙 鈞察。
(發文年月日字號及文別)……諒達。
(發文年月日字號及文別)……計達。
就同一事後續行文,如須表明前次的行文時,引述於說明的首段。
對上用「諒蒙 鈞察」;對平行用「諒達」;對下用「計達」。
例如:本縣○年○月○日○字○號函諒蒙 鈞察。
  復如說明 復文時,用於主旨,表示答復詳如說明的意思。  
  等情、等由、等因 引述文末的套語。 舊式用語,現行公文不用。
承轉語 據此、準此、奉此、
據呈前情、准函前由、奉令前因
當敘述一事告一段落時,用於承轉,或作結論,或接續相關情事。 舊式用語,現行公文原則不用。但「準此」、「准此」、「奉此」等,因寫作需要,仍常見於現行公文。
經辦語 遵經、遵即 對上級機關或首長用。  
  已、經、茲經、即經、業經、業已、經已、均經、迭經、屢經、旋經、嗣經 通用。 「經」字前的語態,視情形而用。如「即經」表示立刻經辦,「業經」表示已經辦理,「茲經」表示現已辦理,「迭經」表示多次辦理。
  在案、在卷、各在案、各在卷 經辦文末的套語。  
除外語 除……外
除……及……外
但、惟
通用。  
結束語 謹呈
謹陳、敬陳
「呈」:專用於總統;其他用「陳」。  
  此致、此上 簡便行文的便箋,文首無受文者,在文末用「此致」,接受文者。  
准駁語 應予照准、准予照辦、准予備查 、應予不准、應予駁回、未便照准、礙難照准、應毋庸議、應從緩議 對下級機關用。  
  敬表同意、同意照辦、不能同意辦理、無法照辦、礙難同意、歉難同意 對平行機關或人民團體時用。 為表達委婉的誠意,可在最後加上「敬請諒察」。
  可、同意、照准、如擬、同意辦理、如擬辦理、准如所請 決行人員批核公文用。  
  如○○擬 複核人員另有擬議,核判長官如其所擬的批示。 複核人員如對原擬有不同意見,除退回重擬外,亦可直接加註其意見,併陳核判長官決定。
  …餘如擬 另有指示,其他如原擬。  
  核判長官判行文稿的用語。  
抄送語 抄陳
抄送
抄發
對上級機關用。
對平行機關用。
對下級機關用。
有副本或抄件時用。
附送語 附陳、檢陳 對上級附送附件時用。 亦可當成起首語。
  檢送、檢附、檢同、附送、附 對平行或下級機關附送附件時用。  

2 篇讀者意見:

匿名 提到...

感 謝,用詞正確?

Bruno 提到...

感謝分享~這是我目前為止找到最詳盡的整理表!!

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